Informatie- en Archiefbeheer

Informatiebeheer is cruciaal voor organisaties omdat het de efficiëntie en transparantie helpt te verbeteren. Er komt steeds meer wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, denk maar aan de Wet Open Overheid en de AVG. Bewaartermijnen, vernietigen en toegankelijkheid van (historische) dossiers zijn belangrijke thema's in de zorg.

Be-Better adviseert en ondersteunt over het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Ook levert Be-Better, in samenwerking met Data Matters, digitale archiefoplossingen om de toegang tot cruciale zorggegevens te verbeteren en de administratieve lasten te verminderen. Dit is essentieel voor de continuïteit van zorg en zorgt ervoor dat je als organisatie voldoet aan wet- en regelgeving.

Compliance

Duurzaam toegankelijk

Transparant

Kostenefficiënt

Archiefoplossingen / e-depot De zorg van de toekomst: datagedreven en cliëntgericht

Data neemt een steeds prominentere plaats in binnen zorginstellingen. Hoewel veel data centraal beheerd wordt in hét Elektronisch Cliënten/patiënten Dossier (ECD) van de zorginstelling, zijn er ook andere systemen met specifieke toepassingen zoals eHealth, medicatiebeheer, management informatie of uitgefaseerde applicaties. Kortom de hoeveelheid informatie neemt toe en bevindt zich op veel plaatsen in de organisatie.

Deze data moet op een goede manier beheerd worden, zeker omdat het bij zorginstellingen gaat om zeer gevoelige data. Wat stelt zeer hoge eisen stelt aan het beheer van deze data. Voor de actuele dossiers is dit vaak goed geregeld binnen het ECD maar het beheer van historische dossiers is voor veel zorginstellingen een uitdaging. De bewaartermijnen zijn lang, het gaat om veel verouderde systemen waarvan de kennis ontbreekt en waarvan de toegankelijk en veiligheid slecht is. Met als gevolg hoge kosten en een situatie waarin de organisatie niet compliant is.

Een centraal digitaal archief biedt hier de oplossing om deze historische informatie langdurig, duurzaam en veilig te bewaren. En makkelijk toegankelijk op het moment dat het dossier opgevraagd wordt door de cliënt of de cliënt opnieuw in zorg komt. Ook het voldoen aan de archiefwet, waarbij gegevens niet alleen lang bewaard moeten worden, maar daarna ook vernietigd, wordt een haalbare doelstelling. Een digitaal archief biedt de mogelijkheid om alle historische (cliënt)informatie uit alle verschillende systemen samen te brengen in één centraal digitaal archief. Oude, niet meer in gebruik zijnde systemen, kunnen daadwerkelijk uitgezet worden, wat scheelt in de kosten en onveilige situaties voorkomt. Daarbij wordt het op een veilige manier aangeboden. Dit in tegenstelling tot het in de lucht houden van oude systemen of alle informatie ergens in Teams of SharePoint opslaan. Kortom een centraal digitaal archief biedt:

• Minder kosten voor het beheer van historische dossiers

• Eenvoudigere naleving bewaar- en vernietig termijnen

• Snellere toegang tot oude dossier als een cliënt opnieuw in zorg komt

• Meer zekerheid over de volledigheid van de data

• Eenvoudigere naleving AVG en archief wetgeving

• Veiligere omgeving met één plek waar data beveiligd hoeft te worden

• Minder afhankelijk van specialistische/schaarse kennis van oude systemen

• Een betere beveiliging

De oplossing

SIM-on is een innovatieve en modulaire softwareapplicatie waarmee inactieve of historische zorgdata uit diverse bronnen zoals: cloud, ECD, medicatiesystemen, financiële systemen, etc. geanalyseerd, verzameld en in een geconsolideerde en beveiligde omgeving beheerd en gebruikt kan worden.

De eerste processtap bestaat uit het analyseren, selecteren en verzamelen van de zorgdata in de bron met SIM-on. De data wordt vervolgens op een beveiligde tijdelijke omgeving opgeslagen voor het uitvoeren van een aantal controles zoals; malware controle, controle van bestandsformaten, het opschonen van data (ontdubbeling), HASH-controle en het verrijken/aanvullen van de metadata d.m.v. extractie. Vervolgens wordt de data in SIM-on geïmporteerd. Daarbij wordt de metadata op drie plekken opgeslagen: in de SIM-on database en index, maar ook het e-depot - tezamen met de bestanden. In de opslagomgeving is dus sprake van opslag van het complete object – de bestanden en de metadata – in open en duurzame formaten, zodat deze (naderhand) door iedere applicatie of zoekmachine geïndexeerd kunnen worden op basis van de geldende autorisaties. Eenmaal geïmporteerd in SIM-on is de data – metadata en bestanden – volledig doorzoekbaar, kan indien toegestaan de content gedownload en geprint worden, maar ook per e-mail beveiligd gedeeld worden. Daarnaast heeft SIM-on functionaliteit om de data te analyseren en kunnen statistieken gemaakt worden. Data in SIM-on kan via de beschikbare API in andere omgevingen geraadpleegd of geïntegreerd worden.

Ook fysieke archieven kunnen in SIM-on beheerd worden. Een belangrijk punt is de locatie waar de documenten zijn opgeslagen. In SIM-on kunnen elementen over de fysieke locatie vastgelegd worden zoals; depot/ruimte, rij, kast, plank, etc. Bovendien is het ook mogelijk om zogenaamde containers aan te geven, zeg maar archiefdozen.

Lees dan onze blogs op

Samenvatting Het resultaat

SIM-on biedt zorginstellingen een betrouwbare, innovatieve en toekomstvaste oplossing waarmee alle inactieve en historische cliënt gerelateerde data centraal beheerd, bewaard en gebruikt kan worden – niet alleen nu maar ook in de toekomst. Daarmee wordt voldaan aan de Archiefwet, Zorgwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), maar kunnen ook door de toepassing van moderne opslag, zoek en analyse technieken kosten bespaard worden. Inactieve data is dan wel in het verleden ontstaan, maar kan vaak in de toekomst hergebruikt worden.

SIM-on is eenvoudig in het gebruik, zorgt voor een snelle doorzoekbaarheid en vindbaarheid van cliëntgegevens waarmee behandeltijden worden verkort (vooral van belang in crisissituaties), maakt gebruik van moderne en duurzame ontwikkeltools en IT, is schaalbaar en eenvoudig te integreren met andere applicaties/omgevingen.

Contact Neem contact met ons op

Wilt u contact met ons, heeft u een vraag? Vul hieronder uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.